作者： 黄惠如
我又被Google 警告储存空间不足，需要购买更多空间。虽然看来不算贵，但我没有接受，增加储存空间并不能解决问题，因为我Gmail信箱有高达六万多封信，我的「最新快讯」竟然远自二○一二年。
我认罪，但我绝对不是唯一一个为Email 苦恼的人。根据电子邮件管理平台统计，二○二四年个人和企业每天发送三千六百一○亿封电子邮件，平均每个上班族每天会收到一百二十一封Email。
虽然我需要整理好Email 信箱，但全数删除可不是好主意，虽然我看到一篇文章的建议是，另建一个新信箱，定时巡逻旧信箱，看到重要的资讯就保留，但这不就像实体世界抛弃旧家、住进新家一样，所以我没有采取这个方案。
好消息是，原来早就有许多方法帮忙整理信箱，而且不需要花一整天坐在书桌前头痛。首先，看看Email 失控造成的四大影响。
影响1 错过重要讯息
Google 邮件若一直往返，内容常会堆叠在前一封里，若信件多更是雪上加霜，我就曾错过从律师事务所传来的重要信件。
影响2 加剧压力和焦虑
当我们担心错过重要讯息，或是难以应付层出不穷又杂乱的来信，会感到压力升高，难以放松，持续的精神负担也会影响下班后的休闲生活，使幸福感降低。
影响3 产生额外费用
显而易见地，大量的文件不处理，占用个人空间，造成储存空间不足，可能会导致额外费用。
影响4 生产力、效率下降
许多上班族坦承，打开Email 信箱是他们上班做的第一件事。如果Email 太多，会花太多时间阅读、回信与整理，难以花时间在真正重要的事情上。
同时，如果一早就要处理许多Email，将会导致决策疲劳。无法给每封来信足够的思考时间，容易做出草率的决定。
看过一轮资料后发现，整理数位环境，和实体空间并无二致。几乎就是将Email 整理分类后删除不要的，善用标签建立整理系统、设限进入的邮件，以及保持习惯。
但一开始，我先得解决一直亮灯警告储存空间不足，先让巨量的无用邮件消失。
方法1 取消订阅
英文俗谚说，「想要清洁华丽的街道，就要阻止雪花掉落，」例如我好不容易才删掉两百封信，怎么不一会儿功夫就多了五十多封信，不管你因为什么原因，留下了你的Email，问问自己，这些邮件、电子报重要吗？如果答案是否，请无情地取消订阅，还好取消订阅非常方便，只需将滑鼠挪移到下方，就会出现「取消订阅」的图示，按下即可。
不过，取消订阅不需要的电子报或新闻邮件，对阻止不断涌入的各种新闻、资讯十分有帮助，但无法解决已经存在的大量邮件。
方法2 善用「筛选器」
在Gmail 最右方，有个 的图示，按下之后，选择你需要的条件，比较常用的如：一年以前「older_than:1y」数字可自行更动，社群媒体「category:social」、广告信「category:promotions」、未读邮件「is:unread」等。之后再选择邮件上的方框，再点「全选」，再按长得像垃圾桶的「删除」图示，就能一次删除电脑页面上的五十则Email。
以上指令也可以加以组合， 例如日本网友Kazuho Oku 发现，「is:unread category:promotions older_than:1y」，就能找到一年以上未读的广告邮件，一年以上的广告信也不需再读；我也依此逻辑「is:unread category:updates older_than:1y」找到一年以上的最新快讯，并予以删除。
方法3 删除大量广告信、社群通知
但一次删除五十封对我来说，还是杯水车薪，毕竟我可是有六万多封信。
我又找到另一个删除大量广告信的方法。先点选左侧方框按下「全选」之后，上方横杠会出现「促销内容」、「社群网路」、「最新快讯」、「论坛」四类，点选「促销内容全部○○个会话群组」（我是两万多个，再度认罪），再按上方垃圾桶的删除图示，之后会出现「确认大量操作」，只要按下「确定」，就能删除批量的邮件。
同理也可以删除大量的「社群通知」、「最新快讯」，「全选」→「选取社群网路中全部会话群组」，再按「删除」，「确认大量操作」，按下「确定」。
方法4 采一次接触原则维护信箱
十秒钟一次接触原则不仅适用于居家，更适合工作。一收到信件，尽可能立即回复、归档或删除，立即采取行动，不要等到成为另一项让你头痛的工作。
方法5 建立资料夹和标签
建立资料夹和标签可以将庞大的Email 分类管理，例如你可以为客户、专案、个人建立资料夹。也可以为重要邮件建立如「紧急」或「待办事项」的标签，就无需翻阅数百封邮件即可找到所需邮件。
虽然收信是上班族工作的一部分，善用小技巧，避免邮件超载，整 齐、清爽的感觉，不仅可以出现在你家，也能在你的数位生活。
本文节录自天下杂志出版的《慢舍离：放慢整理的节奏，100件清单跟着丢，不急不躁不复乱，还你清爽富足的人生》
作者：黄惠如
深耕健康医疗新闻超过20年，并身体力行。现为斜杠中年，为《天下》杂志网站写专栏、在听天下Podcast「聪明慢老」担任主持人；也曾赴印度，取得瑜珈师资证照后，从事瑜珈教学。
曾任《康健》杂志总编辑，并获亚洲新闻卓越奖（SOPA）首奖、吴舜文新闻奖杂志报导奖首奖、消费权益新闻报导奖首奖等肯定。著有：《慢老2.0》、《糖胖》（合著）、《活好》、《慢养功能肌力》（合著）、《慢老》、《不减肥才能瘦》、《走吧，有些远路是必须的》等。 $(document).ready(function () {nstockStoryStockInfo();});